Un projet à plusieurs part rarement d'un outil commun. Il part d'un fil de messages, d'un dossier partagé quelque part, d'un tableur de suivi et d'une réunion hebdomadaire pour recoller les morceaux. Chaque info existe, mais jamais au même endroit.
Dans Flots, le projet partagé sert justement d'espace commun. Les tâches, les notes, les tableaux blancs et les documents de l'équipe y vivent ensemble, avec les mêmes membres et les mêmes droits. Voici comment le mettre en place, et quelques règles simples pour qu'il reste lisible.
Un projet partagé, l'espace commun de l'équipe
Un projet Flots regroupe tout ce qui concerne un sujet : ses tâches, ses notes, ses documents, ses étapes et ses éléments épinglés. Seul, c'est un dossier bien rangé. À plusieurs, ça devient le point de rendez-vous de l'équipe.
L'intérêt tient en une règle : l'accès se décide au niveau du projet. Les personnes membres du projet voient ce qu'il contient. Vous ne partagez pas une note ici, un tableau là, un fichier ailleurs, avec le risque d'oublier quelqu'un.
Et chacun garde son organisation personnelle à côté. Le projet partagé s'ajoute à votre espace.
Inviter des collaborateurs dans un projet Flots
L'invitation prend une minute.
- Ouvrez le projet à partager, puis la liste de ses membres.
- Ajoutez chaque personne avec son adresse email.
- Choisissez son rôle : Éditeur ou Lecteur.
Si la personne a déjà un compte Flots, elle est ajoutée tout de suite. Sinon, elle reçoit un email d'invitation pour créer son compte et rejoindre le projet ; le lien reste valable 7 jours.
Elle retrouve ensuite le projet dans son propre Flots, avec tout ce qu'il contient déjà. Pas besoin de lui renvoyer les notes ou les fichiers un par un.
Propriétaire, Éditeur, Lecteur : choisir le bon rôle
Les rôles se règlent sur le projet et s'appliquent à tout ce qu'il contient, notes et tableaux blancs compris.
| Rôle | Ce qu'il peut faire | Pour qui |
|---|---|---|
| Propriétaire | Lit, écrit, gère le projet | La personne qui pilote le sujet |
| Éditeur | Lit et écrit | Ceux qui font avancer le travail |
| Lecteur | Consulte seulement | Un client, un responsable, un jury qui suit sans intervenir |
Le rôle Lecteur sert à ceux qui suivent sans produire. Un client peut suivre l'avancement de son dossier sans risquer de déplacer un bloc ou d'effacer un paragraphe. Dans une note, la mention « Lecture seule » s'affiche sous ses yeux : il ne tape pas dans le vide.
Assigner les tâches : qui fait quoi, noir sur blanc
Une tâche du projet peut être assignée à un membre. Elle apparaît alors dans sa propre liste, à côté de ses tâches personnelles, et l'avancement se met à jour dès qu'il la coche.
C'est ce qui remplace le « tu t'en occupes ? » lancé en réunion et oublié le lendemain. Une tâche sans personne assignée, c'est une tâche que tout le monde croit prise par quelqu'un d'autre.
Pour voir qui est chargé cette semaine et rééquilibrer, la vue Planning prend le relais. Le guide agenda partagé en équipe détaille comment lire la charge de chacun sans fusionner les agendas.
Une tâche, un nom
Même à deux, assignez. Une tâche « à l'équipe » n'appartient à personne.
Notes et tableaux blancs : écrire et dessiner à plusieurs en direct
Les notes d'un projet partagé s'écrivent à plusieurs, en même temps. Un bandeau en haut de la note montre qui est présent, et les modifications de chacun se combinent au lieu de s'écraser. Le compte rendu est prêt quand la réunion se termine.
Les tableaux blancs suivent la même logique. Rattachés au projet, ils se dessinent à plusieurs en direct, avec les mêmes rôles : les tracés des autres apparaissent pendant que vous dessinez.
Le détail est dans deux guides dédiés : collaborer en direct sur une note et découvrir les tableaux blancs.
Documents partagés : un seul endroit pour les fichiers
Le contrat, la maquette, les captures, le PDF du client : dans un projet, l'onglet Documents rassemble les fichiers qui lui appartiennent. Les membres les trouvent là, plutôt que sur l'ordinateur de la personne qui les a reçus.
Une image déposée sur un tableau blanc du projet atterrit aussi dans ces documents.
Des règles d'équipe simples pour un projet partagé
L'outil ne suffit pas si chacun range à sa façon. Pas besoin d'une charte de dix pages : trois ou quatre conventions posées au démarrage tiennent un projet propre pendant des mois.
Où on écrit quoi. Mettez-vous d'accord une fois pour toutes.
| Ce que vous avez à poser | Où ça va |
|---|---|
| Une action à faire, avec quelqu'un derrière | Une tâche assignée |
| Un compte rendu, une décision, une procédure | Une note du projet |
| Un schéma, un parcours, une idée encore floue | Un tableau blanc |
| Un fichier reçu ou produit | Les documents du projet |
Épinglez la référence. Le brief ou la note « comment on travaille » s'épingle en tête du projet. Chaque nouveau venu tombe dessus en premier.
Une décision prise en note devient une tâche. Avant de fermer le compte rendu, transformez les actions en tâches assignées tant que tout le monde est encore là pour dire qui s'en charge.
Le bon rôle, pas le rôle par défaut. Éditeur pour ceux qui produisent, Lecteur pour ceux qui suivent. Moins de monde peut modifier, moins il y a de surprises.
Un projet partagé bien posé, c'est une adresse unique pour l'équipe : on sait où chercher, qui fait quoi, et où écrire. Créez-en un pour votre prochain sujet commun, invitez la première personne, et assignez-lui une tâche.
Un projet, toute l'équipe, au même endroit.
Membres et rôles réglés une fois, tâches assignées, notes et tableaux blancs écrits à plusieurs en direct.
