Prendre des notes à plusieurs pendant une réunion, rédiger une spécification à deux, relire un texte pendant que son auteur le corrige : trois situations où passer un fichier de main en main fait perdre plus de temps qu'il n'en fait gagner.
Les notes de Flots s'écrivent à plusieurs en direct. Voici comment s'en servir.
Partager une note : la rattacher à un projet
Une note ne se partage pas individuellement. Elle se rattache à un projet, et les membres de ce projet y accèdent.
Ce choix évite un problème classique : des droits réglés en deux endroits qui finissent par diverger. Ici, la question « qui a accès à cette note » se répond en regardant qui est dans le projet.
En pratique : créez la note dans le projet concerné, ou rattachez-la ensuite. Les personnes déjà membres la voient immédiatement.
Qui peut modifier la note : les rôles du projet
Les rôles viennent du projet et s'appliquent aux notes qu'il contient.
| Rôle | Sur les notes du projet |
|---|---|
| Propriétaire | Lit, écrit, gère le projet |
| Éditeur | Lit et écrit |
| Lecteur | Lit uniquement |
Un lecteur ouvre la note avec la mention « Lecture seule » sous les yeux. Personne ne tape dans le vide en se demandant pourquoi rien ne s'enregistre.
Écrire en même temps, sans se marcher dessus
Ouvrez la note à deux, et un bandeau apparaît en haut : le nombre de personnes présentes, et lesquelles.
Chacun y apparaît sous son nom, et vous sous la mention « vous ». Quelqu'un qui a ouvert la note sans y toucher depuis un moment passe en « absent ». Vous voyez qui suit vraiment.
Écrivez où vous voulez, quand vous voulez. Les modifications de chacun se combinent au fil de la frappe. Deux personnes dans deux paragraphes différents ne se gênent pas. Dans la même phrase non plus : le texte reste cohérent au lieu qu'une version écrase l'autre.
Surveiller l'état de la connexion
Le bandeau indique aussi si la collaboration est connectée, en cours de reconnexion, ou interrompue.
Ce détail compte en réunion, sur un réseau instable. Vous savez si ce que vous tapez part bien, au lieu de le découvrir après coup.
Si la liaison tombe, Flots tente de la rétablir. Attendez que l'état soit revenu à « connectée » avant de fermer la note.
Une note, plusieurs preneurs de notes
Répartissez les sections entre vous plutôt que de désigner un secrétaire unique. Personne ne passe la réunion à taper pendant que les autres discutent.
Comment s'organiser à plusieurs sur une note
Quelques répartitions qui marchent, à adapter à votre réunion.
Répartir par section. Chacun tient une partie du compte rendu. Posez les titres au début de la réunion, chacun remplit le sien.
Un rédacteur, des relecteurs. Une personne écrit, les autres annotent ou corrigent au fil de l'eau. Plus rapide qu'un aller-retour par message.
Le brouillon collectif. Tout le monde jette ses idées en vrac pendant quinze minutes, puis une personne met en forme. La phase de collecte gagne à être désordonnée.
Passer de la note aux tâches
Une note de réunion n'a de valeur que si elle débouche sur des actions. Flots extrait les tâches d'une note, ce qui évite de recopier les décisions une par une. Le fonctionnement est détaillé dans notes en Markdown : export PDF, Word et extraction de tâches.
C'est le réflexe à prendre juste avant de fermer la note, tant que tout le monde est encore là pour confirmer qui fait quoi.
Les tableaux blancs suivent la même logique
Un tableau blanc rattaché à un projet se dessine à plusieurs en direct, avec les mêmes rôles. Utile quand la réunion dérive vers un schéma plutôt qu'un texte. Voyez découvrir les tableaux blancs de Flots.
Pour l'éditeur lui-même et tout ce qu'il permet, voyez découvrir les notes. Pour l'annonce de l'édition en direct, c'est Notes collaboratives : écrire à plusieurs.
La note de réunion, écrite pendant la réunion.
Participants affichés en haut de la note, rôles hérités du projet, modifications qui se combinent au lieu de s'écraser.
