Le plombier dont vous avez noté le numéro dans un SMS, l'interlocutrice du client qui signe dans ses mails « Claire, service achats », le contact en mairie croisé une seule fois : ces personnes comptent pour un projet sans jamais ouvrir Flots. Leurs coordonnées finissent éparpillées entre la messagerie, le téléphone et un carnet.
Dans Flots, elles ont leur place dans le projet lui-même, sous forme de contacts externes.
Membres et contacts externes : deux listes, deux usages
La section Collaborateurs d'un projet distingue les membres et les contacts externes au projet.
Les membres travaillent dans le projet. Ils y ont accès, et ils voient le contenu selon leur rôle.
Les contacts externes sont des personnes dont vous gardez les coordonnées parce qu'elles comptent pour ce projet, sans qu'elles utilisent Flots : un prestataire, un client, un contact en mairie.
Sans cette distinction, on finit par tenir un carnet d'adresses à côté de son outil de projet, et par le laisser vieillir.
Quelles coordonnées enregistrer pour un contact externe
Pour chaque personne, la fiche prévoit un nom, un poste ou rôle, un email, un téléphone, un lien (son site ou un profil en ligne) et des notes privées.
Le champ qui change le plus les choses est le rôle. Six mois plus tard, « Martin » ne vous dira rien ; « Martin, responsable technique chez le prestataire » vous évite de chercher dans trois fils de mails. Les notes servent au reste : les horaires où il répond, le devis en cours, la personne à appeler en son absence.
Rangées dans le projet plutôt que dans un répertoire général, ces coordonnées sont sur la page même du sujet, au moment où vous travaillez dessus.
Notez toujours le rôle
Un nom seul ne vous dira rien dans six mois. Le rôle, si.
Ouvrir le projet à un contact, si besoin
Une fiche de contact ne donne aucun accès : la personne n'est pas prévenue et ne voit rien de votre contenu.
Si un jour elle doit suivre le projet, pas besoin de la ressaisir. Depuis sa fiche, le propriétaire du projet peut lui donner un accès Lecteur ou Éditeur, à condition que l'email soit renseigné. Si la personne a déjà un compte Flots, elle est ajoutée au projet tout de suite ; sinon, elle reçoit un email d'invitation pour créer son compte et le rejoindre.
Elle devient alors membre, et les droits suivent le projet : un Lecteur ouvre les notes en lecture seule et l'interface le lui indique, un Éditeur écrit. Rien à régler note par note. Le fonctionnement côté notes est décrit dans collaborer en direct sur une note Flots.
Trois situations où les contacts externes servent
Le projet client. Vos collègues sont membres, l'interlocuteur chez le client est un contact externe. Vous gardez son numéro à portée sans lui donner accès au projet, et vous pourrez lui ouvrir un accès Lecteur le jour où il voudra suivre l'avancement.
Le chantier avec des prestataires. Le plombier, l'électricien et l'architecte sont des contacts. Aucun n'a besoin d'un compte, et vous ne cherchez plus leurs coordonnées dans vos SMS. Le jour où une intervention dérape, le bon numéro est sur la page du chantier, avec le rôle de chacun en face.
L'association. Les membres du bureau collaborent, la mairie et le loueur de salle sont des contacts. C'est un cas développé dans organiser une association avec Flots.
Ajouter le contact dès le premier échange
Créez la fiche au moment où vous échangez avec la personne pour la première fois, pas « plus tard ». Nom, rôle, et le numéro ou l'adresse par lesquels vous venez de la joindre : trente secondes, pendant que vous avez encore le mail sous les yeux.
Le bénéfice se voit le jour où quelqu'un reprend le dossier. La liste des personnes à joindre est déjà écrite, avec ce que chacune fait, et personne n'a à fouiller votre messagerie pour reconstituer le tour de table.
Pour la structure d'ensemble d'un projet, voyez découvrir les projets.
Les coordonnées de chaque intervenant, sur la page du projet.
