Vous cherchez la note de la réunion où le client avait changé d'avis sur le budget. C'était en juin, peut-être en juillet, et vous ne vous souvenez pas du titre que vous lui aviez donné.
Fouiller l'arborescence ne servira à rien. C'est le moment d'utiliser la recherche.
Chercher dans le contenu, pas seulement dans les titres
La recherche de notes porte sur le titre et le contenu. Vous pouvez donc taper une phrase dont vous vous souvenez, le nom d'une personne citée au milieu d'un compte rendu, ou un chiffre que vous aviez noté.
Côté tâches, la recherche lit le titre et la description. Mais la plupart des tâches n'ont qu'un titre, qui reste donc votre meilleur repère. C'est une bonne raison de les nommer avec un verbe et un objet plutôt que d'un mot : « devis » se retrouve mal, « envoyer le devis Martin » se retrouve tout de suite.
La recherche suit l'espace où vous êtes
C'est ce qui explique presque tous les « je ne le retrouve pas ».
La recherche porte sur l'espace actif. Depuis votre espace personnel, elle cherche dans votre espace personnel. Si vous travaillez dans une organisation, elle cherche dans le travail de cette organisation. Les filtres jouent aussi : catégories, date, priorité et statut pour les tâches, catégories et période pour les notes.
Quand rien ne remonte, Flots affiche « Aucun résultat trouvé ». L'élément existe peut-être, mais dans l'autre espace, ou derrière un filtre que vous avez oublié de retirer. Vérifiez les deux avant de conclure qu'il a disparu.
Vérifiez l'espace et les filtres avant de vous inquiéter
« Aucun résultat trouvé » ne veut pas dire que l'élément n'existe plus. Il veut souvent dire qu'il n'est pas là où vous cherchez.
Trier les résultats selon ce que vous cherchez
Le bouton « Trier par » propose trois tris pour les tâches, et deux pour les notes. Chacun répond à une situation différente.
| Tri | Disponible pour | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Date de modification | Tâches et notes | Vous cherchez ce sur quoi vous travailliez ces jours-ci |
| Date de création | Tâches et notes | Vous situez l'élément dans le temps, pas par son contenu |
| Date de fin | Tâches | Vous cherchez parmi des tâches terminées, les plus récemment terminées d'abord |
Le tri par date de modification est celui par défaut, et le plus sous-estimé. Quand vous cherchez « le truc sur lequel j'étais avant la réunion », c'est lui qui répond, et souvent sans même taper quoi que ce soit.
Quand vous ne savez pas quoi taper
La recherche de tâches le dit dès l'ouverture : « Recherchez ou consultez les dernières tâches modifiées ». Sans rien saisir, elle affiche vos vingt dernières tâches modifiées.
C'est utile plus souvent qu'on ne le croit : reprendre le fil après une interruption, retrouver ce qu'on a laissé en plan la veille, vérifier ce qu'on a bougé ce matin. Ouvrir la recherche et ne rien taper est une façon légitime de s'en servir.
Ce qui rend la recherche inutile
Deux habitudes sabotent n'importe quel moteur, et aucune fonctionnalité ne les rattrape.
Les titres génériques. « Note », « À faire », « Réunion » : quand vous en avez trente, la recherche vous rend trente résultats identiques.
Le contenu qui vit ailleurs. Ce qui est resté dans un message, un carnet ou une tête ne sera jamais retrouvé, quelle que soit la qualité de l'outil. C'est l'argument de fond pour tout écrire au même endroit, développé dans alléger sa charge mentale.
Pour ce que vous consultez sans arrêt, la recherche n'est d'ailleurs pas la bonne réponse. Mieux vaut l'épingler en tête du projet, pour le rouvrir sans rien taper.
Pour bien nommer et structurer ce que vous créez, voyez anatomie d'une tâche.
Cherchez une phrase, retrouvez la note.
