On crée une tâche en tapant un titre, et c'est très bien ainsi. Mais quand un travail résiste, ce titre seul ne suffit plus : on ne sait plus par où commencer, ni pourquoi on l'avait notée.
Voici ce qu'une tâche peut porter en plus, et à quel moment ça vaut la peine.
Bien écrire le titre d'une tâche
C'est le seul champ obligatoire, et celui qu'on soigne le moins.
Un bon titre commence par un verbe d'action et nomme la chose : « relancer le prestataire sur le devis » plutôt que « devis ». La différence se mesure au moment où vous relisez votre liste trois jours plus tard : un titre qui commence par un verbe se décide en une seconde, un titre qui nomme un sujet oblige à rouvrir la tâche.
Que mettre dans la description
Elle sert à répondre à la question que vous vous poserez plus tard : pourquoi cette tâche existe, et de quoi j'ai besoin pour la faire.
Le lien vers le document, le numéro de dossier, la contrainte qu'on avait oubliée. Tout ce qui vous évitera de chercher au moment de vous y mettre.
Ce qu'il ne faut pas y mettre : le mode d'emploi détaillé d'un travail que vous savez faire. Une description qu'on ne relit jamais est du temps perdu deux fois.
À quoi servent les sous-tâches
Les sous-tâches sont des points à cocher à l'intérieur de la tâche. Vous les ajoutez en ouvrant la tâche, puis vous les cochez au fil du travail, sans éparpiller le sujet en plusieurs tâches. Dans la liste, une barre d'avancement sous la tâche montre la part déjà cochée.
Elles servent dans deux cas précis.
Le travail en plusieurs gestes que vous menez d'un bloc. Préparer une réunion, ça veut dire réserver la salle, envoyer l'ordre du jour, imprimer les documents. Trois cases, une seule tâche.
Le travail où l'on risque d'oublier une étape. Une procédure qu'on fait deux fois par an gagne à porter sa propre liste de contrôle.
Sous-tâche ou tâche à part ?
Si le point mérite sa propre date, sa propre priorité, ou d'être confié à quelqu'un, ce n'est pas une sous-tâche.
Les quatre niveaux de priorité, et le piège classique
Flots propose Aucune, Faible, Moyenne et Haute.
Le piège est connu de tous ceux qui ont déjà tenu une liste : au bout de deux semaines, tout est en Haute. La priorité ne sert plus à rien, parce qu'elle ne distingue plus rien.
Gardez la priorité Haute rare, et justifiez-la par une conséquence : ce qui arrive si ce n'est pas fait cette semaine. Si la réponse est « rien de grave », ce n'est pas une priorité haute.
Pour trier sur un autre axe que l'urgence ressentie, la matrice d'Eisenhower aide à séparer l'urgent de l'important.
Le statut : à faire, en cours, terminée
Chaque tâche a aussi un statut : À faire, En cours ou Terminée. Le statut En cours sert surtout à repérer ce qui est entamé. Si cinq tâches y traînent en même temps, c'est le signe qu'il faut en finir une avant d'en ouvrir une sixième.
Quand poser une échéance sur une tâche
Une tâche sans date n'est pas un problème. Une tâche avec une date inventée en est un.
Poser une échéance parce que « ça fait sérieux » remplit votre planning de fausses urgences, et vous apprend à ignorer vos propres dates. Mettez une date quand elle existe vraiment : une contrainte extérieure, un engagement pris, un créneau que vous réservez.
Pour ce qui revient à intervalle régulier, la récurrence évite de reposer la question chaque fois : tâches récurrentes et routines détaille la mise en place.
Relier une tâche à ses notes avec les catégories
Une tâche porte aussi des catégories, qui la relient à vos notes et à vos documents sur le même sujet. C'est ce qui permet de tout faire remonter d'un filtre, sans changer le projet où vit la tâche.
En pratique, la grande majorité de vos tâches n'auront qu'un titre et parfois une date. Les autres champs sont là pour celles qui résistent.
Pour la vue d'ensemble, voyez gérer ses tâches dans Flots.
Un titre suffit. Le reste est là quand vous en avez besoin.
