Chercher une application d'organisation gratuite est un réflexe raisonnable. Pourquoi payer pour une liste de tâches, alors que des dizaines d'outils s'offrent sans rien demander ?
La question mérite mieux qu'une réponse de principe. Le gratuit n'est ni un piège ni un cadeau : c'est un modèle économique, et il faut savoir lequel.
Les trois façons de financer une application gratuite
La version payante. L'outil est gratuit jusqu'à un certain seuil, puis facturé. Modèle le plus lisible : vous voyez d'avance ce que vous n'aurez pas, et ce que coûtera de l'obtenir.
La publicité. Le service reste gratuit et se rémunère sur votre attention. Dans une application censée vous aider à vous concentrer, l'ironie est difficile à ignorer.
Les données. Le modèle le plus opaque, parce qu'il ne se voit nulle part dans l'interface. Ce que contient une application d'organisation n'est pourtant pas anodin : vos rendez-vous, vos clients, vos échéances. Nous avons traité ce sujet à part dans ce que le Cloud Act change pour vos données de travail.
Aucun de ces modèles n'est illégitime. Il faut simplement savoir lequel vous acceptez.
Où le gratuit s'arrête, presque toujours
Les limites tombent rarement là où on les attend. Ce n'est presque jamais le nombre de tâches.
La synchronisation. Noter sur téléphone, consulter sur ordinateur : c'est l'usage réel de la plupart des gens, et c'est souvent le premier verrou.
Le partage. Dès qu'une deuxième personne entre dans l'organisation, conjoint, associé, collègue, le plan gratuit s'arrête. C'est le cas de nombreux outils d'équipe, comme le détaille Google Tasks vs Flots.
L'historique et les pièces jointes. Les tâches terminées disparaissent au bout de quelques semaines, les fichiers sont plafonnés. Cela ne gêne pas le premier mois, beaucoup plus le jour où il faut retrouver ce qui a été fait pour un client.
Les rappels. Certaines versions gratuites limitent les notifications, ce qui vide l'outil d'une bonne partie de son intérêt.
Le vrai coût n'est pas l'abonnement
Le calcul honnête ne compare pas zéro euro à quelques euros par mois. Il compare deux organisations.
Un outil gratuit trop limité pousse à en ajouter un deuxième pour combler le manque, puis un troisième. Chacun est un endroit de plus à consulter et à tenir à jour, et cette coordination est un travail en soi. C'est exactement le mécanisme décrit dans Organisation freelance : sortir de la pile d'outils.
L'autre coût est le déménagement. Construire six mois d'organisation sur un outil, puis découvrir une limite bloquante, oblige à tout reprendre. D'où une vérification à faire avant de s'installer : un export existe-t-il ? Sous quel format ?
Les questions à poser avant de choisir
Cinq suffisent, et elles se répondent en dix minutes sur la page tarifs.
Qu'est-ce qui est limité, précisément : les tâches, les appareils, les personnes, l'historique ? À partir de combien d'utilisateurs faut-il payer ? Puis-je exporter mes données, et dans quel format ? Où sont hébergées ces données ? Que se passe-t-il si j'arrête de payer, les données restent-elles lisibles ?
Une application qui répond mal à la dernière question mérite d'être écartée, quel que soit son prix.
Le choix de Flots
Flots ne propose pas de version gratuite permanente, et ne s'en cache pas. Le modèle est différent : un an offert à l'inscription, sans carte bancaire ni engagement, sur l'outil complet.
Le raisonnement est simple. Une version gratuite bridée montre surtout ses limites, alors qu'un an d'usage réel montre si l'outil tient sur de vraies semaines de travail, avec les imprévus et les périodes chargées. C'est la seule façon honnête de juger un outil d'organisation.
Ensuite, le plan individuel est à 8€ HT par mois, ou 96€ HT à l'année. Le plan équipe est à 15€ HT par utilisateur et par mois, ou 162€ HT par utilisateur et par an, facturé uniquement pour les comptes réellement ajoutés.
Les données sont hébergées dans l'Union européenne, sans revente à des tiers. C'est cohérent avec le modèle : le produit est payé par ses utilisateurs, donc il n'a pas à être financé autrement.
Pour situer ce positionnement face aux outils les plus connus, Todoist vs Flots détaille les différences de périmètre et de tarif.
Le gratuit n'est pas un mauvais choix. C'est un choix dont il faut connaître le prix, qui se paie ailleurs que sur la facture.
Un an pour juger sur de vraies semaines de travail.
L'outil complet, sans carte bancaire ni engagement, tâches, agenda, notes et documents réunis.
