Google Tasks a un avantage que peu d'outils peuvent revendiquer : il est déjà installé. Un compte Google suffit, la liste est là, dans Gmail et dans Google Agenda, sans rien à paramétrer. Pour une liste de courses ou un pense-bête perso, ça fait très bien le travail. Le problème démarre le jour où on essaie d'y faire travailler une équipe.
Google Tasks : gratuit, discret, suffisant en solo
Google Tasks reste minimal par choix. Des listes, des sous-tâches sur un seul niveau, une date d'échéance, une note en texte brut : rien de plus, mais rien de superflu non plus. La force de l'outil tient à son intégration native. Dans Gmail, un panneau latéral affiche vos tâches et transforme un mail en tâche par glisser-déposer, sujet du mail repris automatiquement. Dans Google Agenda, chaque tâche datée apparaît comme un événement toute la journée, et disparaît dès qu'elle est cochée.
Pour une seule personne qui veut noter deux ou trois choses à faire sans ouvrir une application de plus, cette sobriété est un vrai atout. On n'a rien à apprendre, rien à configurer, l'outil est simplement déjà là.
Ce qui coince dès qu'une équipe s'y met
Le mur apparaît au moment de partager. Google Tasks n'a pas de fonction native pour partager une liste ou assigner une tâche à un collègue : chaque liste appartient à un seul compte. Un comparatif indépendant de l'outil le résume sans détour : Google Tasks reste faible en collaboration, on ne peut pas simplement relier sa liste pour que d'autres personnes y travaillent.
Concrètement, ça donne quoi pour une petite équipe ? Impossible de voir en un coup d'œil qui porte quelle tâche : aucune vue par personne n'existe, il faut lire chaque titre un par un. Les notes restent en texte brut, sans mise en forme ni checklist imbriquée. Les pièces jointes n'existent pas dans la tâche elle-même : au mieux, un lien vers un fichier Drive collé à côté. Et surtout, aucune notion de projet : une liste reste une liste, sans espace pour regrouper les tâches, les notes et l'avancement d'un même sujet.
Le résultat, c'est que les équipes qui s'accrochent à Google Tasks finissent par recoller les morceaux ailleurs : un fichier partagé pour savoir qui fait quoi, un canal Slack pour les questions, un outil de notes à côté. Ce n'est pas un hasard si toute une catégorie d'extensions tierces (TasksBoard en tête) existe uniquement pour ajouter le partage de liste que Google n'a jamais construit.
Flots : tâches, agenda, notes et projets pensés pour l'équipe
Flots part d'un principe différent : réunir tâches, agenda, notes, documents et projets au même endroit dès le premier jour, sans attendre d'empiler les outils au fil des besoins. Un projet partagé rassemble tâches, notes et étapes autour d'un sujet. Vous assignez, chaque collaborateur voit sa part du travail, et l'avancement se met à jour tout seul dès qu'une tâche est cochée, sans réunion de statut pour faire le point.
L'agenda, lui, va plus loin que l'affichage en lecture seule de Google Tasks : vous reliez votre Google Agenda existant et posez un rendez-vous ou un bloc de travail directement depuis Flots. Les notes profitent d'un vrai éditeur markdown avec export PDF et Word, et les documents s'importent par glisser-déposer plutôt que par un lien collé à la va-vite.
Google Tasks vs Flots : le comparatif
| Critère | Google Tasks | Flots |
|---|---|---|
| Partage et assignation | Aucune liste partagée nativement, pas d'assignation | Projet partagé, tâches assignées, avancement visible par tous |
| Agenda | Affichage en lecture seule dans Google Agenda | Agenda natif relié à Google Agenda, RDV et blocs de travail en un clic |
| Notes | Texte brut, sans mise en forme | Éditeur markdown, export PDF et Word |
| Documents | Pas de pièce jointe, lien Drive externe | Import PDF/JPEG/PNG/HEIC en dossiers |
| Prix | Gratuit (inclus dans un compte Google) | 8€ HT/mois individuel (1 an offert), 15€ HT/mois/utilisateur en équipe |
Google Tasks ou Flots : comment choisir
Si vous êtes seul et que votre organisation tient sur trois lignes dans Gmail, Google Tasks reste largement suffisant, et gratuit. La bascule vers Flots se justifie au moment où une deuxième personne entre dans l'équation : dès qu'il faut savoir qui fait quoi, garder une note de réunion accessible à tous, ou suivre un projet qui dépasse la simple liste.
Un autre comparatif : Todoist face à Flots
Todoist pousse la gestion de tâches plus loin que Google Tasks. L'article détaille ce qui lui manque encore pour piloter une journée entière.
Lire l'articleFlots est une jeune application, déjà utilisée par plus de 100 personnes, hébergée dans l'Union européenne et sans revente de données à des tiers. Le plan individuel démarre avec un an gratuit sans carte bancaire, de quoi tester en conditions réelles avant de faire passer toute l'équipe.
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