Vous avez douze choses en cours et aucune de terminée. Le Kanban traite exactement ce problème, avec une seule règle : on ne commence rien tant qu'on n'a pas fini quelque chose.
D'où vient la méthode Kanban
Le mot japonais signifie « étiquette » ou « panneau ». La méthode naît dans les usines Toyota des années 1950, sous l'impulsion de l'ingénieur Taiichi Ōno, comme le rappelle la synthèse de Slack sur la méthode Kanban.
Ōno observe le fonctionnement des supermarchés américains : les rayons sont réapprovisionnés en fonction de ce que les clients ont réellement pris, pas d'une prévision. Il transpose le principe à la chaîne de production. Un poste ne fabrique une pièce que lorsque le poste suivant en a besoin, et le signale par une carte.
Le travail cesse d'être poussé par l'amont pour être tiré par l'aval. David J. Anderson reprend cette logique pour le travail du savoir à partir de 2007, et le tableau à colonnes que tout le monde connaît en sort. Il en retient trois principes, détaillés par le-consultant-digital.com : transparence, limitation du travail en cours (WIP), flux continu.
Les trois colonnes d'un tableau Kanban
Un tableau Kanban minimal tient en trois états.
| Colonne | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| À faire | Ce qui est identifié mais pas commencé |
| En cours | Ce sur quoi vous travaillez réellement |
| Terminé | Ce qui est fini, et qu'on laisse visible |
Tout se joue dans la colonne En cours. Une liste de tâches classique cache combien de choses vous avez ouvertes en parallèle. Un tableau le met sous les yeux, et le chiffre est souvent gênant.
La colonne Terminé, elle, est le seul endroit où le travail accompli reste visible, dans un système qui ne montre autrement que ce qui reste à faire.
La limite de travail en cours (WIP)
Sans plafond, un tableau Kanban n'est qu'une liste découpée en trois tas.
La règle : fixez un nombre maximal de cartes autorisées dans la colonne En cours. Trois, par exemple. Quand ce plafond est atteint, vous n'avez pas le droit d'en commencer une quatrième. Vous devez d'abord en terminer une.
L'effet est immédiat. Les tâches bloquées deviennent visibles, parce qu'elles occupent une place dont vous avez besoin. Vous vous mettez à les débloquer au lieu de les contourner en commençant autre chose.
Trois en cours, pas quatre
Le chiffre exact compte moins que le fait d'en avoir un. Trois cartes en cours, c'est déjà un bon point de départ.
Pourquoi limiter le travail en cours fonctionne
Le multitâche coûte cher, et le coût est mal perçu parce qu'il se paie en fragments.
Chaque tâche ouverte occupe de la place mentale, même quand vous n'y travaillez pas. Et passer d'un sujet à l'autre suppose de recharger un contexte à chaque fois. Trois projets menés en parallèle avancent beaucoup plus lentement que les mêmes trois projets menés à la suite.
Limiter le nombre de chantiers ouverts raccourcit le temps pendant lequel une chose reste en suspens, sans rien retirer à ce que vous produisez.
Appliquer le Kanban sans tableau dédié
Un outil de tâches ordinaire suffit dès qu'il propose des statuts. Dans Flots, une tâche passe par à faire, en cours et terminé : les trois colonnes sont déjà là, sous une autre forme.
Trois habitudes transforment ces statuts en vrai Kanban.
Passez une tâche en cours au moment où vous l'attaquez, pas au moment où vous y pensez. Le statut doit refléter la réalité, sinon il ne mesure rien.
Fixez votre plafond, et écrivez-le quelque part. Une limite qu'on garde en tête n'est pas une limite.
Regardez la colonne En cours une fois par jour. Si une carte y traîne depuis trois jours, elle est bloquée. Traitez-la comme telle.
Kanban et les autres méthodes
Kanban s'entend bien avec le reste, parce qu'il ne dit rien sur le choix des priorités. Il organise le flux, pas la décision.
Il se combine donc avec la matrice d'Eisenhower pour trier ce qui entre dans la colonne À faire, et avec le time blocking pour réserver le temps où les cartes avancent vraiment.
Si vous hésitez entre plusieurs approches, notre comparatif est dans choisir sa méthode de productivité.
Le Kanban se teste en une semaine, sans rien réorganiser. Fixez un plafond, tenez-le cinq jours, et regardez ce qui bloque vraiment.
Trois statuts, un plafond, et ça avance.
