Microsoft To Do fait une chose et la fait bien : des listes de tâches, gratuites, synchronisées, intégrées à l'écosystème Microsoft. Pour beaucoup de gens, c'est exactement le bon niveau d'outil.
Le besoin d'aller voir ailleurs arrive presque toujours au même moment : quand vos tâches cessent d'être des lignes indépendantes.
Ce que To Do fait bien
On change souvent d'outil sans avoir regardé ce qu'on perdait au passage.
L'application est gratuite avec un compte Microsoft personnel, sans plafond artificiel sur le nombre de tâches. La synchronisation entre téléphone et ordinateur fonctionne. Les listes se partagent par lien, sachant que votre destinataire aura lui aussi besoin d'un compte Microsoft pour les rejoindre.
L'intégration avec Outlook fait remonter les messages que vous marquez d'un indicateur dans une liste dédiée, à activer dans les réglages. Pratique si votre travail passe par la boîte mail.
Et « Ma journée », qui vous fait choisir chaque matin ce que vous traitez aujourd'hui, est une bonne idée d'ergonomie : elle sépare l'inventaire de l'engagement du jour. Ce que vous n'avez pas fini reste dans sa liste d'origine et vous est reproposé le lendemain.
Pour un usage personnel fait de courses, de rappels et de petites obligations, chercher mieux est une perte de temps.
Le moment où ça bloque
Trois murs reviennent, et ils apparaissent tous en même temps quand le travail devient un peu structuré.
Une liste n'est pas un projet. Vous pouvez créer une liste « Refonte du site », mais elle n'a pas d'échéance globale, pas d'étapes intermédiaires, pas d'avancement. Les sous-tâches existent sous forme d'étapes, mais une étape ne porte pas sa propre échéance : elle dépend de la date de la tâche qui la contient.
Les tâches n'ont pas de contexte écrit. Une tâche porte une note libre, pas un document, pas un compte rendu de réunion, pas un schéma. Le contexte vit donc ailleurs, et vous faites la liaison de tête.
Il n'y a pas de vue calendaire réelle. To Do sait qu'une tâche est due mardi. Il ne sait pas que votre mardi contient déjà six heures de réunions. La question « est-ce que ça tient » n'a pas de réponse.
| Votre besoin | To Do suffit ? |
|---|---|
| Listes de courses, rappels personnels | Oui, largement |
| Tâches d'équipe partagées simplement | Oui, par le partage de liste |
| Projet avec étapes et échéances intermédiaires | Non |
| Notes et documents rattachés aux tâches | Non |
| Voir si la semaine tient debout | Non |
Le passé Wunderlist, et pourquoi ça compte
Microsoft a racheté Wunderlist en juin 2015, puis fermé le service le 6 mai 2020 en redirigeant ses utilisateurs vers To Do.
Beaucoup de gens en gardent un souvenir contrarié. La migration forcée a montré ce que vaut un outil dont on ne contrôle ni le destin ni la sortie.
C'est le rappel utile avant de choisir un remplaçant. Vérifiez ce que vous pourrez emporter, avant d'y déposer trois ans de travail.
Regardez la sortie avant l'entrée
Avant d'adopter un outil, testez son export. Cinq minutes au départ vous évitent de recopier trois ans de tâches à la main.
Ce qu'une alternative doit apporter
Si vous changez, changez pour quelque chose qui règle les trois murs, pas pour une liste plus jolie.
Des projets, pas seulement des listes. Avec des étapes datées pour les moments qui comptent, et un avancement visible.
Du contexte attaché. Les notes de réunion, les documents et les tâches qui en découlent au même endroit, pour arrêter de faire la couture à la main.
Une vue du temps. Vos tâches posées à côté de vos rendez-vous, parce qu'une échéance n'a de sens que rapportée au temps disponible. C'est le principe de la vue planning.
C'est ce que propose Flots : les tâches gardent la simplicité d'une liste, et gagnent un projet, des notes, un agenda et des documents autour d'elles.
Migrer sans reproduire le désordre
La migration est le moment où on recopie ses vieux travers dans le nouvel outil.
Ne transportez pas tout. Reprenez les listes actives, les tâches qui ont encore un sens, les échéances réelles. Le reste, ces dizaines de tâches jamais faites depuis deux ans, n'a pas besoin de déménager : si elles n'ont pas été faites en deux ans, elles ne le seront pas davantage ailleurs.
Profitez du changement pour appliquer le tri que vous remettez à plus tard. C'est le seul moment où c'est facile, parce que vous êtes obligé de regarder chaque ligne.
Et si vous restez sur To Do ?
C'est une option parfaitement valable, à une condition : que l'outil corresponde à ce que vous lui demandez.
Si vous vous surprenez à tenir un projet dans une liste, à recopier des échéances dans un agenda séparé, ou à chercher vos notes de réunion dans une autre application, c'est que l'usage a dépassé l'outil.
Pour comparer plus largement, voyez meilleures applications d'organisation et alternative à Google Tasks, qui traite un cas très proche.
Vos listes, avec ce qu'il faut autour.
