La réunion s'est bien passée, tout le monde était d'accord, et trois jours plus tard personne ne sait qui devait faire quoi. Ce qui a raté, c'est la trace qu'on en a gardée.
Pourquoi le secrétaire unique ne marche pas
C'est le format par défaut, et il pose deux problèmes qui s'aggravent l'un l'autre.
La personne qui écrit ne participe pas vraiment. Elle rédige la phrase précédente pendant que la suivante se dit, et elle arbitre seule ce qui mérite d'être conservé. Sa propre contribution à la discussion en pâtit.
Les autres, eux, se déchargent. Puisque quelqu'un note, personne n'écoute avec l'attention de celui qui devra restituer. Le compte rendu qui arrive le lendemain contient alors des surprises, et les corrections partent en fil de discussion.
Le protocole : répartir la prise de notes avant de commencer
Deux minutes en début de réunion suffisent à cadrer tout le reste.
Ouvrez une note partagée et posez-y l'ordre du jour sous forme de titres, une section par sujet. Attribuez chaque section à quelqu'un qui ne la présente pas : on note mieux ce qu'on écoute que ce qu'on expose.
Chacun écrit dans sa section, en même temps. L'édition collaborative en direct rend ça possible sans conflit ni tour de parole : les contributions se combinent au fil de la frappe. Le fonctionnement est détaillé dans collaborer en direct sur une note Flots.
Que noter en réunion, et que laisser passer
La tentation est de tout consigner. C'est une erreur, et elle rend la note inutilisable.
| À noter systématiquement | À laisser de côté |
|---|---|
| Les décisions prises, telles que formulées | Le déroulé de la discussion |
| Les actions, avec un responsable et une date | Les arguments écartés en séance |
| Les points restés ouverts | Les digressions |
| Les chiffres et engagements cités | Les reformulations successives |
Une note de réunion utile tient souvent en quinze lignes. Un compte rendu de trois pages ne se relit pas, donc il ne sert qu'à celui qui l'a écrit.
Une action sans nom ni date n'existe pas
« On va regarder ça » n'est pas une action. « Marc envoie le devis avant jeudi » en est une.
Les cinq dernières minutes valent toute la réunion
C'est le moment le plus rentable de la réunion, et le premier qu'on sacrifie quand on déborde.
Relisez à voix haute les actions notées. Pour chacune, vérifiez trois choses : quelqu'un est nommé, une date est fixée, et la personne nommée acquiesce. Une action à laquelle personne ne réagit n'est pas attribuée.
Transformez-les en tâches tout de suite, pendant que les gens sont là. Dans Flots, l'extraction de tâches depuis une note évite la recopie, et avec elle les actions qu'on perd en changeant d'outil.
Après : ne rédigez pas un compte rendu
Pour la plupart des réunions internes, le compte rendu formel est du travail perdu.
La note partagée est déjà écrite, et déjà accessible à ceux qui doivent la lire. La reprendre dans un autre format ajoute un délai et une source de divergence.
Rattachez plutôt la note au projet concerné. Elle reste là où on la cherchera, à côté des tâches qu'elle a produites, et pas au fond d'une boîte mail.
Réservez le compte rendu formel aux cas qui l'exigent vraiment : une réunion qui engage un client, un partenaire, ou qui doit laisser une trace opposable.
Le cas des réunions récurrentes
Pour un point hebdomadaire, gardez une note par occurrence plutôt qu'une note fleuve.
On compare une semaine à l'autre, et les actions non terminées sautent aux yeux au lieu de se diluer dans un document qui grossit. Ces notes courtes sont aussi le matériau de base d'une revue hebdomadaire.
Si vos réunions dérivent souvent vers le schéma plutôt que le texte, les tableaux blancs se partagent de la même façon.
La note de réunion, finie quand la réunion l'est.
